¿Cuáles son las funciones de un organizador de eventos? ¿Qué se estudia para ser organizadora de eventos? Te explicamos todo lo que necesitas saber sobre esta profesión.
¿Cómo ser organizador de eventos?
Empecemos por el principio: ¿qué es exactamente un organizador de eventos? Es la figura que se encarga de preparar un evento social, que puede ser de índole privada (una boda, un cumpleaños, etc.) o dentro del ecosistema empresarial, como presentaciones de producto, ferias o convenciones, o incluso una gala benéfica.
La demanda de organizadores de eventos está aumentando a medida que esta actividad se profesionaliza. El papel de las Relaciones Públicas y los Eventos en el mundo empresarial están adquiriendo cada vez más importancia. Las grandes empresas prevén un crecimiento del 3,8 % en el presupuesto destinado a los eventos y las agencias dedicadas a su organización prevén aumentar su plantilla en un 10,1 %, según reveló el informe “El evento como generador de valor estratégico”.
Para poder dedicarnos a este sector a nivel profesional, podemos comenzar nuestra trayectoria cursando un grado –que puede ser específico o no– y complementar la formación con cursos y másteres. Pero, más allá de la formación, nuestras habilidades interpersonales y capacidades serán claves, ya que para ser organizador de eventos es necesario, por ejemplo, tener buenas habilidades comunicativas, una gran creatividad, capacidad de trabajo en equipo y una buena planificación.
¿Funciones de un organizador de eventos?
Este profesional se encarga de diseñar, planificar y coordinar todos los detalles del evento para asegurarse de que cumpla con los objetivos de su cliente y las expectativas de los invitados, pero ¿qué hace un organizador de eventos y cuáles son sus principales funciones?
- Planificación del evento. El organizador de eventos elabora un plan general teniendo en cuenta el público al que se dirige. Se encarga de seleccionar a los proveedores y servicios necesarios, además de elegir la mejor localización, decoración y menú del evento. También debe prever los posibles contratiempos diseñando un plan B para subsanarlos.
- Publicitar el evento. Todo evento debe contar con un plan de comunicación o de marketing, por lo que entre las funciones del organizador de eventos se encuentra determinar cómo se publicitará el acto, a través de qué medios y cómo contactar a los asistentes. Si es necesario, también se encargará de buscar patrocinadores para el evento.
- Coordinar a los profesionales implicados. Es tarea del organizador de eventos dirigir y coordinar a todos los actores implicados para asegurar el buen funcionamiento del acto. No solo debe liderar a los empleados que hacen posible el evento, sino que también debe coordinar a los proveedores y orientar a los anfitriones e invitados.
- Gestionar los recursos. El organizador de eventos debe distribuir con inteligencia los recursos que tiene a su disposición, ya se trate de recursos económicos, tecnológicos o humanos. Durante la fase de diseño necesita planificar con exactitud las necesidades del evento de manera que los costes se ajusten al presupuesto pactado.
- Supervisión de la ejecución. El organizador de eventos debe supervisar los preparativos y la puesta en marcha para que todo transcurra según lo planeado, encargándose además de buscar soluciones rápidas para los problemas e imprevistos que surjan.
¿Qué se necesita para ser organizador de eventos?
Para convertirte en organizador y organizadora de eventos se demandan habilidades muy valoradas para este perfil como, por ejemplo:
- Habilidades comunicativas: la comunicación será clave, ya que será el centro de nuestra actividad. Una constante comunicación con el cliente nos hará estar seguros de que las decisiones que estamos tomando son las más acertadas para la propuesta en concreto por dar respuesta a sus preferencias. Además, deberemos hacer un seguimiento constante de todas las tareas de nuestro plan a medida, en comunicación constante tanto con cliente como con proveedores, coordinando fechas y presupuestos, y dando solución a los problemas que puedan surgir.
- Habilidades directivas y de planificación: una buena capacidad de planificación es indispensable a la hora de la coordinación y gestión de un evento, ya que los márgenes de tiempo son siempre ajustados y todo debe estar perfectamente coordinado, tanto en la preparación previa como en el día del evento. Y para que la ejecución sea perfecta, la capacidad de liderazgo de equipos es un factor que nunca debe faltar.
- Creatividad y versatilidad: porque los clientes tienen necesidades muy variadas, es necesaria esa creatividad para que todas las propuestas te hagan destacar sobre la competencia. Además, la versatilidad será clave para poder dar respuesta a las distintas necesidades: desde un evento en la playa hasta una conferencia de medicina.
- Trabajo en equipo: y es que, dentro de la carrera de un organizador de eventos, ser un buen team player asegura el éxito. Tanto si formas parte de un equipo para organizar un gran evento como si lideras la organización, demostrar tus habilidades de trabajo en equipo serán un factor decisivo.
- Capacidad resolutiva y flexibilidad: lamentablemente en los eventos, como en la vida, no todo sale como planeábamos. Los timings a veces no se cumplen por incidencias que no están en nuestra mano, o el tiempo no es el que esperábamos y tenemos lluvia en un evento de exterior. Junto con la creatividad, la capacidad resolutiva y la flexibilidad nos ayudarán a organizar eventos que sean un éxito, pese a tener que cambiar de rumbo de manera inesperada. Son cosas que pasan, y estamos preparados para todo.
¿Qué estudiar para organizar eventos?
Para desarrollar todas estas capacidades, es importante contar con una completa formación profesional. Además de desarrollar estas habilidades, los másteres y programas de organización de eventos profundizarán en tareas como:
- Planificación de eventos: desarrollar el plan general de un evento y desarrollarlo desde la idea con el cliente y la contratación de proveedores hasta la difusión de invitaciones y la ejecución del evento en sí.
- Desarrollo de las fases: para delimitar las tareas y timings de cada una, así como su desarrollo y su ejecución, etc.
- Elaboración de presupuestos.
- Plan de marketing y comunicación: para poder amplificar el evento, el plan de comunicación determinará en qué canales publicitarlo para llegar a qué targets, la búsqueda de patrocinadores, etc.
- Management y gestión de equipos: para liderar la gestión del proyecto y coordinar todas sus fases con todos los equipos implicados.
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