La gestión de proyectos es clave en la administración de las empresas modernas. Te explicamos en qué consiste, cuáles son sus fases y qué metodologías se aplican para facilitar el flujo de trabajo.
Los proyectos están ganando protagonismo en la administración de empresas ya que permiten responder con mayor rapidez y flexibilidad ante los cambios del mercado y brindar a los clientes un producto o servicio único. Una adecuada gestión de proyectos permite trabajar de manera más eficiente, garantiza el cumplimiento de los plazos y anticipa posibles problemas ciñéndose al presupuesto.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es un conjunto de metodologías de gestión que se usan para planificar y dirigir los procesos y tareas de un proyecto empresarial de inicio a fin. Esa planificación estratégica depende de diferentes variables, desde la complejidad de las tareas hasta su importancia dentro de la organización o su escalabilidad.
Existen distintas metodologías de gestión de proyectos. La metodología secuencial tradicional, es una de las más conocidas y en ella se enmarcan los modelos Critical Path Method (CPM) y Critical Chain Project Management (CCPM). Sin embargo, existen otras metodologías basadas en el proceso como Lean Manufacturing y Six Sigma, y otras centradas en la gestión de riesgos en proyectos, como Event Chain Methodology. Dependiendo del tipo de proyecto que se esté o se vaya a gestionar será más recomendable usar una herramienta u otra.
¿Cuáles son las fases de la gestión de proyectos?
- Análisis de la viabilidad del proyecto. Se valora si es conveniente emprender el proyecto considerando la inversión necesaria, tanto en términos de tiempo como de recursos humanos y económicos. También se analizan los riesgos potenciales y la viabilidad de los plazos propuestos.
- Planificación de las tareas. Se especifican las tareas y recursos necesarios para realizar el proyecto, lo cual permite formarse una idea más clara de su alcance y evitar retrasos. Se elige además el programa de gestión de proyectos que se utilizará y la metodología a implementar.
- Ejecución del proyecto. Se asignan las tareas planificadas y se distribuyen los recursos necesarios poniendo en marcha el proyecto y estableciendo un entorno de trabajo que garantice un flujo eficiente de información.
- Seguimiento del proyecto. Se comprueba que todo marche según el plan, que se cumplen los plazos de entrega y se respeta el presupuesto. También se gestionan las incidencias y, si es necesario, se reevalúa la planificación original para incluir cambios.
- Cierre del proyecto. En esta última fase de la gestión de proyectos se comprueba la calidad antes de la entrega final y se analizan los errores y problemas con el fin de evitarlos en el futuro. También se valora la diferencia entre las estimaciones iniciales y los resultados obtenidos con el objetivo de realizar una planificación más precisa en los próximos proyectos.
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