La gestión del tiempo en el trabajo es vital para poder llevar a cabo una correcta organización y, así, poder optimizar al máximo el esfuerzo dedicado.
Los altos volúmenes de trabajo, una agenda complicada o simplemente el día a día, se pueden convertir en un verdadero problema que puede derivar en estrés, ansiedad y pérdida del tiempo productivo.
Por ello, a continuación, vamos a explicarte cómo gestionar y organizar el tiempo en el trabajo, aunque también podrás aplicar éstos conceptos a tu tiempo personal.
En eserp formamos profesionales de calidad, con altas capacidades y conocimientos profundos sobre las diferentes temáticas que deben desarrollar en su día a día en el trabajo. Con nuestros MBAs en Management no sólo te especializas en el sector, sino que te abrirás camino hacia altos cargos directivos para poder desarrollar tu futuro laboral.
Aprendiendo a gestionar tu tiempo adecuadamente desde tu etapa formativa, podrás asumir el hábito para que, posteriormente, forme parte de tu rutina y sea mucho más fácil para ti aprovechar al máximo tu tiempo laboral.
Importancia de la gestión del tiempo en el trabajo
La gestión del tiempo en el trabajo se ha convertido en una habilidad muy valorada en cualquier trabajador, principalmente en aquellos que deben llevar a cabo múltiples tareas y responden a plazos y objetivos concretos.
Y es que saber gestionar el tiempo en el trabajo ayuda a aumentar la productividad, la eficacia y la eficiencia del tiempo dedicado. Y, con ello, el cumplimiento de los objetivos definidos se vuelve más fácil de conseguir.
Además, al llevar a cabo una buena organización y gestión del tiempo, se consigue reducir el nivel de estrés, la ansiedad, la satisfacción en el entorno de trabajo, la motivación y, por supuesto, la calidad de los trabajos realizados.
Estrategias para una buena gestión del tiempo laboral
Pese a que las estrategias para una buena gestión del tiempo son comunes para todos, cada uno debe encontrar sus propias preferencias y utilizar aquellas que sean de más utilidad para sí mismo.
Cada persona es un mundo y no a todos nos sirven las mismas técnicas, así que entre las siguientes opciones busca aquellas que mejor se adapten a ti y empieza a aplicarlas en tu día a día.
Lista de prioridades
La planificación de tareas es un clásico para la organización del tiempo. Priorizar por temas de mayor a menor urgencia o importancia nos va a ayudar a poner foco en las cosas que puedan aportar más beneficios. De este modo, las menos importantes ocupan los últimos puestos de la lista y podemos ir viendo cómo se van cumpliendo los objetivos que tenemos definidos.
La regla de los dos minutos
La regla de los dos minutos es una estrategia muy común en la gestión del tiempo y planificación de tareas, y es que consiste en que cuando tengamos una tarea breve que podamos resolver en dos minutos, la resolvamos en el momento. De esta manera no tendremos una tarea más que atender y añadir a la lista de cosas pendientes y podremos avanzar en lo que tenemos pendiente de hacer.
Esta es una de las técnicas de gestión del tiempo que propone David Allen en su libro ‘GTD’.
Aprovechar el horario productivo
Para aprender a gestionar el tiempo, debemos concentrar la mayor parte de nuestras tareas en las horas donde se encuentre nuestro punto máximo de productividad. Como decíamos, cada persona es diferente y hay quienes consiguen concentrarse y organizar su tiempo siendo más productivos a primera hora del día, o quienes prefieren avanzar sus tareas por las tardes porque tienen mejor rendimiento.
Seas como seas, planifica tus tareas más importantes en esa franja donde sabes que vas a poder resolverlas en las mejores condiciones.
Evitar las distracciones
Puede parecer obvio, pero conseguir dejar de lado distracciones como las redes sociales, el teléfono o el email, nos ayuda a rescatar todo ese tiempo que deriva siempre hacia la procrastinación. Cuando tengas que atender tareas importantes, mantente alejado de todas esas posibles distracciones para poder dedicarte de lleno a ello.
Planifica hasta los descansos
No sólo es realmente útil hacer una planificación del tiempo para dedicarlo a todos aquellos proyectos a los que debemos atenernos, sino que, además, podemos establecer pequeños descansos en nuestro calendario. Está claro que si incluimos nuestros momentos de ocio en ese ejercicio de organización, pondremos más atención en finalizar esas tareas que tenemos en la lista, evitando procrastinar porque sabemos que nos arriesgamos a perder esos momentos de descanso y ocio si no entregamos o terminamos estas tareas a tiempo.
Aprende a delegar
Aprender a delegar es fundamental para cualquier persona que quiera planificar sus tiempos de trabajo y, a su vez, ser capaz de mostrar su liderazgo. Un buen líder debe saber cuándo pedir ayuda y cuándo es preciso mostrar confianza en los miembros de su equipo.
Herramientas de gestión del tiempo en el trabajo
Existen diferentes herramientas para la gestión del tiempo y la planificación de las tareas y, como en todo, deberás probarlas diferentes posibilidades hasta que encuentres la que mejor se adapte a tus propias necesidades.
A continuación te explicamos las más comunes y utilizadas:
Trello
Trello es una aplicación que te permite gestionar diferentes proyectos a la vez, dividir cada uno de ellos por tareas y crear diferentes tarjetas.
Además, te permite establecer fechas de entrega, asignar colaboradores y compartir información con otros usuarios.
Pomodone
Pomodone es una aplicación que permite dividir las tareas a realizar en intervalos de tiempo cortos. Con esta herramienta se pueden programar sesiones de trabajo, tiempos de descanso y compartir información con otros usuarios.
RescueTime
Gracias a RescueTime podrás hacer un seguimiento real de tu trabajo en línea, ofreciéndote informes específicos en los que podrás detectar las áreas en las que se puede conseguir una mayor eficiencia.
Asana
Por último, Asana es una herramienta muy útil para la organización en el trabajo. Es muy útil para poder llevar a cabo una colaboración con otros usuarios en un mismo proyecto y poder controlar todos los pasos y tareas para aumentar la eficiencia.
Como ves, la gestión del tiempo en el trabajo es vital para ser más productivo, alcanzar los objetivos marcados con mayor facilidad y, además, conseguir hacerlo reduciendo el estrés y la ansiedad.
Por ello, te recomendamos desde eserp que empieces a poner en funcionamiento las herramientas de gestión del tiempo que más se adapten a tus necesidades para que puedas dedicarte a crecer y mejorar como profesional.