¿Cómo se organiza un evento empresarial paso a paso? Descubre los puntos clave para planificar y poner en marcha un evento empresarial con éxito.
¿Cómo organizar un evento empresarial?
Los eventos empresariales son esenciales para reforzar la identidad corporativa, establecer nuevas relaciones comerciales, atraer inversores o fortalecer el compromiso organizacional cuando la empresa cuenta con diferentes sedes.
No es casual que las grandes empresas prevean un incremento del 3,8 % en el presupuesto destinado a los eventos, según reveló el estudio de mercado sobre “El evento como generador de valor estratégico”. No obstante, para sacarle el máximo provecho es necesario saber cómo se organiza un evento.
En este artículo te damos consejos básicos para concretar el plan de acción de un evento. Te presentamos 6 pasos para que organices tu evento con éxito.
A continuación, te damos consejos básicos para concretar el plan de acción de un evento. Aprende a ser organizador de eventos con estos 6 pasos.
- Determina el objetivo y público del evento
Para que un evento empresarial tenga éxito es necesario definir con antelación su propósito, así como el público al que irá dirigido. ¿Quieres atraer a posibles socios o inversores? ¿Quieres mostrar a la prensa un nuevo producto o servicio? ¿Deseas propiciar el compromiso con la organización de los empleados de diferentes sedes? Sea cual sea tu objetivo, recuerda que debe ser específico, realista y medible.
- Presupuesto del evento
El factor económico es uno de los más importantes a la hora de organizar un evento empresarial, ya que muchas de las decisiones que tomes dependerán del presupuesto que tienes a tu disposición. Con un poco de creatividad podrás reducir costes sin afectar la calidad del evento, aunque también puedes recurrir a los patrocinadores para aumentar el presupuesto. Todas las decisiones que tomes, hazlas estableciendo una constante vinculación con el presupuesto para poner en relación todas las partes del evento.
- Planifica el evento
Organizar un evento empresarial requiere una planificación exhaustiva para no pasar por alto ningún detalle. Tendrás que concretar la fecha, horario y lugar de la actividad, a ser posible que no coincida con otros eventos o actividades de gran interés para el público.
También tendrás que planificar todas las tareas necesarias para el evento y el programa de actividades del mismo. Ten en cuenta que la tendencia consiste en apostar por formatos más pequeños que faciliten el diálogo y una atención más cercana.
Elabora un inventario de los recursos que necesitas y los servicios externos que contratarás. ¿Cuántas personas van a trabajar? ¿Con qué proveedores contarás? ¿Qué medios son fundamentales y cuáles son secundarios?
- Difusión del evento
¿Cómo dar a conocer el evento? La publicidad es un paso fundamental para que el evento atraiga al público adecuado y tenga éxito. Puedes recurrir a las redes sociales a través de los perfiles corporativos aprovechando sus opciones de segmentación. También podrías crear una web solo para el evento que funcione como una landing page donde recopiles toda la información sobre el acto y animes a los interesados a inscribirse.
Reclutar a influencers que hagan publicidad del evento en sus redes sociales es otra estrategia de marketing muy eficaz, aunque puedes usar canales más convencionales que siguen teniendo un gran impacto como la radio, la televisión o la prensa local. Acuérdate que la difusión del evento es un paso fundamental para que sea exitoso.
- Ejecución del evento
En esta fase del plan de acción se reúnen todos los profesionales implicados en el proyecto para poner en marcha el cronograma de actividades del evento. Se trata de una fase esencial ya que suelen surgir contratiempos e imprevistos que será necesario solucionar rápidamente para que la calidad del evento no se resienta.
Como organizador, tendrás que asegurarte de que se cumpla el programa previsto, coordinar el trabajo de todos los actores implicados y supervisar el curso del evento, así como la satisfacción de los asistentes.
- Evaluación del evento
Evaluar la ejecución del evento es fundamental para aprender de los errores. En esta última fase debes realizar un seguimiento de los resultados del evento para comprobar qué objetivos se han cumplido y qué puntos presentan algún tipo de vulnerabilidad.
Puedes analizar diferentes factores según las metas del evento, desde el ajuste al presupuesto y los patrocinios alcanzados hasta las ganancias obtenidas, la percepción de los asistentes, el interés que despertó la marca, el impacto del evento en los medios de comunicación y los problemas que surgieron durante la organización y ejecución.
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