¿Sabes qué es un diagrama de flujos? Te explicamos su importancia, qué símbolos utiliza y cómo realizar uno para tu empresa.
Disponer de un documento en el que queden claros los procesos de la empresa para los diferentes actores que intervienen en ellos puede mejorar la productividad laboral. Existen diferentes herramientas para sintetizar esa información, y una de las más destacadas es el diagrama de flujos, cuyo origen se remonta a la década de 1920 y es utilizado hoy en día por grandes empresas para simplificar el trabajo.
¿Qué es un diagrama de flujos?
El diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso de cualquier tipo de actividad que se desarrolle en la empresa. Se trata de una descripción visual de cada una de esas actividades, mostrando la relación secuencial entre ellas para facilitar su comprensión y puesta en práctica.
¿Por qué hacer un diagrama de flujos en tu empresa?
- Facilita la comprensión del proceso, mostrando las interrelaciones entre las diferentes actividades que lo componen.
- Traza una meta de trabajo común y define los límites del proceso, lo cual se revierte en un ahorro de tiempo, recursos y costes.
- Permite identificar mejoras en el proceso para incrementar la eficacia de las diferentes operaciones.
- Permite detectar posibles problemas o fallas en el sistema y los pasos a seguir si se producen determinadas eventualidades.
- Delimita con claridad la cadena de relaciones dentro de una empresa, facilitando la comunicación interna entre los diferentes departamentos y con los actores externos.
Simbología del diagrama de flujos
El diagrama de flujos contiene más de una veintena de símbolos para indicar los diferentes pasos. Respetarlos te permitirá hablar un “lenguaje común” que todos puedan entender.
El óvalo, por ejemplo, se usa para marcar el inicio y final de un flujo mientras que la flecha señala una interconexión entre elementos y la dirección del flujo.
El rectángulo indica un proceso y sus funciones, el rombo muestra un punto en el que es necesario tomar una decisión y el círculo se utiliza para marcar una inspección.
¿Cómo se hace un diagrama de flujos?
- Recopila información. Cuando sepas qué proceso de la empresa vas a diagramar, necesitarás recabar información de diferentes fuentes para clarificar las acciones que lo conforman y su interrelación con vistas al objetivo final.
- Determina el nivel de detalle. ¿Te basta con un diagrama de primer nivel donde solo se muestren los procesos principales o necesitas un diagrama de ejecución en el que se detalle cada paso del proceso?
- Diseña el diagrama. Tras identificar las secuencias de pasos del proceso, debes reflejarlas gráficamente usando la simbología del diagrama de flujo adecuada.
- Revisa el diagrama. Verifica cada uno de los pasos del diagrama para asegurarte de que son correctos y analiza las modificaciones que se pueden incluir para que el proceso sea más eficiente.
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